Comment choisir les meilleures solutions logicielles ISMS, PIMS, BCMS ou IMS

Les dix principales caractéristiques d'un SMSI

Votre SMSI devrait fonctionner pour vous, et non l'inverse. Si votre SMSI ne présente pas ces caractéristiques comme référence absolue, vous vous retrouverez avec un SMSI moins efficace et vous travaillerez beaucoup plus dur que nécessaire. Ce guide résume les fonctionnalités clés que tout SMSI doit avoir pour réellement aider votre entreprise.

Choisir le bon logiciel :

• Accélérez votre réussite et atteignez les objectifs de votre organisation plus tôt
• Améliorez la visibilité de votre système de gestion
• Facilitez la coordination au sein de votre organisation et au-delà
• Réduire les risques
• Coûts totaux de possession réduits
• Renforcer la confiance et les capacités des parties prenantes en matière de sécurité de l'information, de confidentialité ou de continuité

C'est pourquoi nous avons élaboré cette liste de contrôle pour vous aider à réfléchir à ce dont vous avez besoin de votre logiciel de système de gestion. Nous vous recommandons de rechercher une solution qui présente les dix caractéristiques que nous énumérons.

1. Travailler « tout-en-un »

Les gens sont occupés. L'apprentissage et la commutation entre différents systèmes prennent trop de leur temps précieux. Cela augmente également les défis, les coûts et la complexité en matière de recherche, de gestion des connaissances, de coordination et de passation de contrats.

Recherchez une solution tout-en-un préconfigurée avec des caractéristiques et des fonctionnalités adaptées aux normes et réglementations que vous souhaitez respecter. Tenez également compte de la flexibilité pour assurer la pérennité.

2. Sécurité de votre logiciel de système de gestion

Vous pouvez détenir des informations très sensibles dans votre système de gestion. Vous devrez donc vous assurer que votre solution logicielle est entièrement protégée contre les menaces en matière de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité.

L'application logicielle et son fournisseur doivent tous deux disposer d'informations d'identification et offrir des services de sécurité tels que :

• Certification ISO 27001 accréditée par l'UKAS pour l'ensemble de l'application, de l'organisation et de la chaîne d'approvisionnement
• Certificat(s) de test d'intrusion indépendant(s) pour l'application et son infrastructure
• Confiance en matière de conformité au RGPD aux niveaux de l'ICO
• Contrôles des autorisations utilisateur et paramètres de confidentialité
• Authentification à deux facteurs
• Authentification unique
• Options des paramètres de sécurité de l'organisation
• Une assurance tous risques en cas de catastrophe

Assurez-vous que votre fournisseur de logiciels dispose de ses propres informations d'identification indépendantes. Il ne doit pas s'appuyer sur des certifications de sécurité de tiers (par exemple un centre de données).

3. Toujours accessible

Votre système de gestion doit être disponible en toute sécurité pour vous et toute autre partie autorisée, quand et où ils le souhaitent. Ils devraient également pouvoir accéder à l’aide et au soutien dont ils ont besoin.

Cela vous permettra, à vous et à votre équipe :

• Travaillez où et quand cela est nécessaire pour atteindre rapidement vos objectifs
• Renforcez la confiance des clients et des autres parties prenantes en facilitant la démonstration de votre système de gestion lorsque vous êtes en déplacement
• Répondez en temps réel si et quand le pire se produit

4. Facile à utiliser

Si votre système est difficile à apprendre, moins de personnes l’apprendront et le comprendront. S'ils partent, vous pourriez avoir des problèmes pour les remplacer ou même pour les utiliser. Et plus un ISMS, BCMS, PIMS ou IMS est complexe, moins les gens seront susceptibles de s'y conformer.

Assurez-vous que la plateforme que vous avez choisie est simple à apprendre, à comprendre et à utiliser, à tous les niveaux.

5. Structuré pour réussir

La mise en œuvre d'un nouveau système de gestion est un défi de taille. Avoir une structure claire à suivre rend l’ensemble du processus beaucoup plus facile. Il vous aide à enthousiasmer les utilisateurs en montrant des progrès clairs. Bien entendu, vous devez être capable de vous y adapter et d’y ajouter des éléments au fil du temps, afin de pérenniser votre système de gestion et d’éviter toute refonte.

Assurez-vous que votre solution vous montre comment agir efficacement et réaliser des progrès clairs et disciplinés, tout en étant capable d'évoluer avec un monde en évolution et avec votre propre organisation.

6. Rejoint

Les personnes qui ajoutent des données à votre système de gestion ne sont peut-être pas les mêmes que celles qui en bénéficient ou qui les examinent. Nous vous recommandons donc de choisir une solution qui permet de voir facilement comment tout s'articule une fois que votre ISMS, PIMS, BCMS ou IMS est opérationnel.

Recherchez des liens clairs et une navigation facile dans le travail. Cela vous aidera à donner à vos parties prenantes l’assurance que votre système de gestion s’intègre et fonctionne dans la pratique.

7. Transparente

La confiance est « faible » par défaut. Vos parties prenantes voudront des preuves du travail effectué et une visibilité des changements au fil du temps. Vous devrez démontrer votre travail à mesure que votre système de gestion évolue en fonction des changements de votre organisation et de son environnement commercial.

8. Collaboratif

Nous travaillons rarement seuls en interne. Il existe également un besoin croissant de collaboration externe. Sans fonctionnalités collaboratives intégrées à votre système de gestion, les coûts de coordination et de partage peuvent être élevés. Cela peut également entraîner des lacunes risquées ou une duplication inutile du travail.

Recherchez une plateforme ISMS, PIMS, BCMS ou IMS qui prend en charge une collaboration totale, facilitant ainsi la collaboration entre les individus et les équipes internes et externes.

9. Perspicace et exploitable

Vous devez vous sentir totalement maître de votre système de gestion. Vous devrez également le prouver à vos parties prenantes. Recherchez donc une solution qui facilite la définition de rappels et la création de rapports. Cela vous aidera également, vous et votre équipe, à prendre de meilleures décisions, plus rapidement.

Assurez-vous que votre solution inclut des rapports dynamiques et des rappels automatiques qui effectuent le gros du travail administratif à votre place.

10. Abordable

Les bénéfices d’un SMSI bien géré peuvent être élevés. Mais le coût des ressources humaines et technologiques impliquées doit avoir un sens par rapport à la valeur à risque. Assurez-vous que les solutions que vous envisagez sont pertinentes sur le plan financier et sécuritaire pour votre organisation.

Recherchez une solution de système de gestion rentable à mettre en œuvre, à exploiter et à améliorer.