Un guide pratique pour la conformité en matière de protection des données : comprendre et appliquer les principes et exigences du RGPD

La protection des données est devenue une priorité absolue pour les entreprises et les particuliers. Avec des réglementations complexes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), il peut être difficile de s'y conformer. En fait, plus de 359 millions d'euros d'amendes importantes ont été infligées jusqu'à présent. Vous devez comprendre vos obligations et vous conformer à ces réglementations tout en protégeant la vie privée de vos clients et employés.

Et même si de nombreuses organisations prétendent être prêtes à règlement sur la protection des données, ils n’ont peut-être pas encore pris toutes les mesures nécessaires pour justifier de telles affirmations.

Selon une enquête menée auprès de 205 chefs d'entreprise au Royaume-Uni et aux États-Unis par le cabinet d'avocats Womble Bond Dickinson, de nombreuses entreprises pourraient mettre en œuvre des actions externes, telles que l'installation d'une bannière de cookies sur leur site Web ou la mise à jour de la confidentialité. politiques, seulement 34 % de tous les répondants déclarent avoir effectué une cartographie des données et comprendre les pratiques en matière de données au sein de l'organisation.

« Les entreprises manquent souvent de ressources et doivent se concentrer sur des changements cosmétiques en mettant à jour le contenu destiné au public ; Cependant, cela n'élimine pas la nécessité inévitable de définir des exigences back-end pour véritablement opérationnaliser les exigences de conformité », déclare Tara Cho, associée et présidente de l'équipe de confidentialité et de cybersécurité de Womble Bond Dickinson (États-Unis).

Alors, comment les organisations peuvent-elles s’en sortir dans le dédale des réglementations en matière de protection des données ?

Principes et conformité du RGPD

La RGPD décrit sept principes essentiels en matière de traitement des données : licéité, équité, transparence, limitation de la finalité, minimisation des données, exactitude, limitation du stockage, sécurité (intégrité et confidentialité) et responsabilité. Ces principes constituent le cœur de l’approche de traitement des données d’une organisation. Les données personnelles doivent être collectées et traitées de manière licite, équitable et transparente. Elles doivent être obtenues à des fins spécifiques et légitimes et ne doivent pas être utilisées de manière incompatible. Les données collectées doivent être pertinentes, limitées et exactes. Des mesures doivent être prises pour rectifier rapidement les inexactitudes.

Les informations des personnes concernées ne doivent être conservées que dans la mesure nécessaire aux fins du traitement. Des mesures de sécurité doivent être en place pour se prémunir contre tout traitement non autorisé, perte ou dommage. Les organisations doivent démontrer leur conformité.

Outre ces principes, le RGPD couvre divers aspects, notamment les scénarios de traitement particuliers, les transferts de données, les recours, la responsabilité et les sanctions.

Selon Louise Brooks, responsable du conseil chez DQM GRC, le RGPD britannique est basé sur des principes, ce qui signifie qu'il ne comporte pas de liste prescrite de choses à faire et à ne pas faire. 

« Une organisation doit prendre en compte le cadre fourni par le RGPD britannique et le mettre en œuvre en fonction du contexte de son activité. Nous constatons que les clients peuvent avoir du mal avec ce concept », dit-elle.

« Il peut aussi parfois être difficile d’établir une culture de conformité positive qui permette aux organisations de faire les bons choix en matière de protection des données. Nous trouvons souvent que la protection des données est considérée comme un obstacle plutôt que comme un catalyseur pour les objectifs commerciaux. Une bonne culture dans une organisation facilitera le travail collaboratif et garantira que la protection des données constitue le fondement sur lequel reposent toutes les activités commerciales impliquant des données personnelles.

Droits individuels

Le RGPD accorde plusieurs droits aux individus pour les aider à contrôler leurs données personnelles.

Ces droits comprennent le droit d'être informé, le droit d'accès, le droit de rectification, le droit à l'effacement (également appelé droit à l'oubli), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données et le droit d'opposition.

Les organisations doivent fournir des détails clairs sur les données : ce qui est collecté, leur utilisation et leur partage. Les particuliers peuvent demander leurs données traitées pour les contrôles d’exactitude et de légalité. Les inexactitudes peuvent être corrigées. Les demandes de suppression de données s'appliquent lorsque cela n'est pas nécessaire ou lorsque le consentement est retiré.

L'utilisation des données personnelles peut être limitée, par exemple en cas de contestation de l'exactitude ou de traitement illégal. Les individus peuvent réutiliser leurs données et les transférer en toute sécurité entre organisations. Certains processus de données, comme le marketing, peuvent être rejetés. Ces droits amplifient le contrôle des données personnelles, favorisant l’équité et la transparence.

Brooks affirme que lorsqu'il s'agit de demandes de droits des personnes concernées, « une organisation devrait commencer par comprendre quels droits s'appliquent à quelles activités de traitement ».

"C'est important car cela aidera les organisations à comprendre où se trouvent les données des individus au sein de l'organisation, par exemple, dans quels systèmes, utilisées par quelles équipes et à quoi elles servent", ajoute-t-elle.

Base légale du traitement

Le RGPD impose des bases juridiques valables pour le traitement des données personnelles, englobant six bases : le consentement, l'exécution du contrat, l'intérêt légitime, l'intérêt vital, l'exigence légale et l'intérêt public.

Consentement  implique une autorisation explicite pour un traitement de données spécifique, caractérisé par la liberté, la spécificité, l'information et la clarté.

L'exécution d'un contrat nécessite le traitement de données pour exécuter ou initier un contrat à la demande d'un individu.

Intérêt légitime justifie le traitement des données à des fins organisationnelles ou de tiers, à moins qu'il ne soit annulé par des droits individuels.

Intérêt vital implique le traitement de données pour sauvegarder la vie d’un individu ou celle d’autrui.

Obligation légale exige que le traitement des données soit conforme aux obligations légales de l'organisation.

Intérêt public implique le traitement de données pour l’exécution de tâches publiques ou l’exercice de l’autorité publique.

Avant de traiter des données personnelles, les organisations doivent déterminer et documenter leurs base légale. Cette base est ancrée dans le RGPD ou dans d’autres lois pertinentes au sein de l’Union européenne ou des États membres.

Sécurité des données

Le RGPD met l'accent sur la sécurité des données, exigeant des mesures de traitement robustes. Ceux-ci garantissent une protection contre le traitement non autorisé, la perte et les dommages, en utilisant des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Les organisations prennent en compte l'analyse des risques, les politiques et les actions physiques/techniques pour la sécurité des données. Les mesures garantissent la confidentialité, l’intégrité et la récupération rapide des données après des incidents.

Exemples : contrôles d'accès, prévention des pertes de données, chiffrement, plans de réponse aux incidents, gestion des risques liés aux tiers et actions physiques/logiques.

Un examen et des tests réguliers sont essentiels pour une sécurité efficace. La conformité favorise la confiance avec les parties prenantes, renforçant ainsi la confiance.

Responsabilité et gouvernance

Le principe de responsabilité est l’un des principes essentiels du RGPD. Les organisations doivent assumer la responsabilité du traitement des données personnelles et se conformer aux autres principes du RGPD. Cela inclut l’obligation de démontrer la conformité au moyen de procédures et de routines documentées.

Les organisations doivent être responsables de leurs activités de collecte, de traitement et de stockage de données et doivent être en mesure de démontrer qu'elles ont pris les mesures nécessaires pour se conformer aux obligations du RGPD. Ceci peut être réalisé en utilisant des stratégies techniques et organisationnelles appropriées. Ces stratégies englobent :

• L’adoption et l’exécution de politiques de protection des données
• Adopter la philosophie de « protection des données dès la conception et par défaut »
• Établir des contrats formels avec des entités tierces traitant des données personnelles
• Tenir des registres complets des activités de traitement
• Déployer des protocoles de sécurité adéquats
• Documenter et communiquer les violations de données personnelles si nécessaire
• Réaliser des évaluations de l'impact de la protection des données dans les situations impliquant des risques substantiels pour les droits des personnes
• Désigner un délégué à la protection des données si nécessaire
• Adhérer aux codes de conduite pertinents tout en s’inscrivant à des programmes de certification.

Les obligations de responsabilité sont continues et les organisations doivent revoir et mettre à jour leurs mesures à intervalles appropriés. Mettre en œuvre une gestion de la confidentialité Ce cadre peut intégrer des mesures de responsabilisation et créer une culture de confidentialité au sein d’une organisation. La responsabilité peut contribuer à instaurer la confiance avec les individus et à alléger les mesures coercitives.

Transferts internationaux de données

Le RGPD couvre le transfert de données personnelles vers des pays tiers ou des organisations internationales. Les transferts en dehors de l’EEE sont restreints, sauf protection ou exceptions applicables.

Les responsables du traitement des données et les sous-traitants ont besoin d'un accord avec des critères définis dans le cadre du RGPD. Le transfert de données personnelles vers des pays sans protection adéquate nécessite des « garanties adéquates », garantissant des droits et recours exécutoires aux individus.

Des garanties adéquates peuvent inclure des mécanismes tels que des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes ou des codes de conduite ou des mécanismes de certification approuvés. En outre, plusieurs exceptions autorisent le transfert de données personnelles en dehors de l'EEE sans garanties adéquates, telles que le consentement explicite de la personne, l'exécution d'un contrat, des raisons importantes d'intérêt public ou la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Avec l’arrivée du nouveau cadre de confidentialité des données entre l’UE et les États-Unis et l’abandon de certaines organisations clauses contractuelles types (SCC), il est important de noter qu'un nouveau mécanisme appelé « pont de données » peut être utilisé pour transférer des données personnelles entre l'UE et les États-Unis. Le Royaume-Uni et les États-Unis se sont engagés en principe à créer un « pont de données » entre les deux pays. Ce mécanisme permettrait à environ 55,000 XNUMX entreprises britanniques de transférer librement et librement des données vers des organisations américaines certifiées, sans lourdeur bureaucratique ni réglementation..

Les organisations doivent s'assurer qu'elles respectent les règles relatives aux transferts internationaux de données et utiliser des mécanismes appropriés pour garantir leur conformité.

Exemptions

Le RGPD prévoit plusieurs exemptions qui peuvent s'appliquer dans certaines circonstances. Celles-ci incluent des exemptions pour la sécurité nationale et l'application de la loi, certains types de données personnelles, le journalisme et l'expression créative, la recherche scientifique ou historique, les activités en dehors du champ d'application du droit de l'UE, les informations ne figurant pas dans un système de « classement », les finances, la gestion et les négociations. intérêt public et usage domestique.

Par exemple, le RGPD ne s'applique pas si une organisation n'opère pas au sein de l'UE, ne traite pas de données personnelles ou si elle traite des données uniquement à des fins nationales. En outre, il existe des exemptions pour le traitement des données personnelles à des fins journalistiques ou à des fins d'expression académique, artistique ou littéraire. fins pratiques.

Les organisations doivent examiner attentivement si des exemptions s'appliquent à leurs activités de traitement et doivent se conformer à toutes les autres exigences du RGPD si aucune exemption ne s'applique.

Conformité ISO 27001 et RGPD

ISO 27001 est une norme internationale pour la sécurité de l'information Système de gestion (ISMS) qui constitue un excellent point de départ pour répondre aux exigences techniques et opérationnelles nécessaires pour réduire le risque de violation. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE oblige les organisations à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles applicables, y compris les politiques, procédures et processus, pour protéger les données personnelles qu'elles processus. L'application des deux normes vous aidera à respecter et à démontrer votre conformité aux exigences de confidentialité et de sécurité des informations du RGPD.

Mettre en œuvre un SMSI aligné sur la norme ISO 27001 peut aider les organisations à se conformer au RGPD de manière rentable en fournissant un cadre pour gérer les risques de sécurité des informations et en démontrant la conformité aux exigences techniques et organisationnelles du RGPD. En mettant en œuvre les deux normes, les organisations peuvent garantir qu'elles répondent aux exigences de confidentialité et de sécurité des informations du RGPD et d'autres lois sur la protection des données tout en minimisant les coûts.

Il faut cependant reconnaître que ces normes ne couvrent pas tous les aspects du RGPD, comme le consentement, la portabilité des données, le droit à l'oubli et les transferts internationaux de données. Par conséquent, les organisations doivent compléter leurs cadres ISO par d’autres mesures pour garantir une conformité totale au RGPD.

Principes et exigences fondamentaux du RGPD pour réussir

Les réglementations sur la protection des données comme le RGPD peuvent sembler complexes, mais il est essentiel d’en comprendre les principes fondamentaux. Grâce à cela, les organisations peuvent garantir la conformité et protéger la confidentialité des clients et du personnel.

N'oubliez pas ces aspects :

• Saisir les bases de traitement de données licites.
• Sécurisez les données personnelles.
• Respecter la responsabilité.
• Respectez les règles internationales de transfert de données.
• Respectez les droits individuels et les exemptions du RGPD.

Les étapes pratiques impliquent :

• Un coupage régulier évaluations des risques.
• Mesures de sécurité robustes.
• Dossiers de traitement documentés.
• Communication claire avec les particuliers.
• Mises à jour de conformité cohérentes.

En se conformant de manière proactive, la confiance augmente entre les parties prenantes, minimisant ainsi les risques d'application.